F3 ACCESSION

Her håndteres indkøb og anskaffelse af nye materialer. Cicero har integrationer til forlag og materialeleverandører samt en række økonomisystemer.

Det er muligt at registrere sit årsbudget fordelt på forskellige fagkonti. Ved bestilling og fakturering af indkøb beregner Cicero automatisk forventet forbrug og forbrugte beløb. Brugeren har derfor altid mulighed for at holde et overblik over forbrug på de enkelte materialekonti. Budgettet kan altid reguleres og flyttes mellem konti. Vælger brugeren at bestille materialer med klargøring, skal materialerne blot skannes, når de modtages. Herefter er de er klar til opsætning eller direkte udlån.

Det er endvidere muligt at oprette egne bibliografiske poster til brug for registrering af fx udenlandsk materiale eller for skolernes vedkommende til brug for registrering af undervisningsrelateret materiale, der ikke er oprettet hos DBC. Der kan oprettes abonnementer til registrering og styring af tidsskrifter, årbøger m.v.

Cicero understøtter: 

  • Søgning efter materialer til bestilling – både nyudgivelser og bestilling af flere eksemplarer af allerede indgåede titler.
  • Mulighed for opsætning af automatisk eller ad hoc-genererede ugevalgslister.
  • Ved bestilling af materialer kan der hentes priser fra forskellige leverandører.
  • Brugeren kan se materialebestillinger bestilt til en enkelt filial eller skole.
  • I forbindelse med registrering af bestillinger kan materialets opstilling registreres, så materialer klargjort hos leverandøren kan forsynes med rette placerings- og stregkode/RFID-oplysninger
  • Der kan afsendes ordre i formatet EDitX direkte fra Cicero til leverandøren, og der kan modtages shipnotices fra leverandøren.
  • Der kan opsættes materialekontoer og tildeles budgetter til de enkelte kontoer og fagområder.
  • Ved indkøb af materialer registreres forbruget på de pågældende konti, så brugeren altid kan følge med i, hvor mange penge der er til rådighed i budgettet.
  • Der kan oprettes abonnementer, hvorpå man kan styre bestilling og opfølgning på modtagelse af tidsskifter, blade, aviser m.v. Endvidere kan Cicero håndtere oprettelse af særnumre og uregelmæssige udgivelser af periodika.
  • Status på modtagelse af materialer kan ses på ordren, og fakturaen sendes automatisk til betaling, når alle materialer er modtaget. Der kan sættes en tolerancegrænse op, der kontrollerer, at prisen ikke overstiger den fastsatte grænse.
  • Materialer kan modtages automatisk eller manuelt – ved modtagelse skiftes det midlertidige materialenummer ud til et blivende.
  • Der kan manuelt oprettes katalogposter. Alle poster valideres op mod godkendte skabeloner fra DBC. Der kan oprettes både lokalposter (synlige for eget bibliotek), fællesskabsposter (synlige for alle biblioteker i fællesskabet) og lokale tillægsposter, der kun er synlige for eget bibliotek.
  • Bibliografiske poster kan gemmes som kladde.

F3