OPGAVESYSTEM

 

ARBEJDSFLOW I SERVICEFUNKTIONEN

Den nuværende situation på mange hospitaler er, at koordinering og gennemførsel af både faste og ad-hoc opgaver kan effektiviseres. Telefonen, som er den primære kontaktform, er ofte optaget, og der er ikke tilstrækkeligt overblik over hverken servicepersonale eller opgaver. Det resulterer i et ineffektivt og ujævnt arbejdsflow, dobbeltarbejde samt ventetid.

Den daglige drift - med fokus på patientsikkerhed og tilfredshed - er afhængig af effektiv servicelogistik og en kvalitetsbevidst servicefunktion, som leverer den ønskede service til tiden.

I takt med øgede krav om bedre service stilles således også stigende krav til servicefunktionen og servicelogistikken.

 


OPGAVESYSTEMET - GRUNDLAG FOR OPTIMERET SERVICELOGISTIK

Systematics opgavesystem til servicefunktionen giver det nødvendige overblik for at kunne optimere og effektivisere servicelogistikken.

Columna Service Logistics Opgavesystem

Columna Service Logistics består af flere applikationer der støtter driften og servicen på et hospital.
Applikationerne er opgavesystem, generel søgning, sengesystem, find vej, vognsystem og transportsystem
I denne film ser vi nærmere på opgavesystemet.
Servicepersonalet er en del af sygehusets trafikale nerve, og ved at styrke deres arbejdsgange kan effektiviteten øges, hvilket påvirker hele sygehuset positivt.
Når sygeplejersken for eksempel i dag skal bestille en portør ringer hun til et fast nummer. Opkald til portørerne kører ofte i en telefonkæde, så det er tilfældigt, hvem sygeplejersken får fat i. Portøren modtager opgaven, og han noterer den på sin blok.
Sygeplejersken kan ikke vide hvor lang tid der går før portøren kommer, da det afhænger af hvor lang hans liste er, og om der kommer andre opgaver undervejs.
Den portør som modtager opkaldet, kan være langt fra afdelingen. Han kan også have mange andre opgaver på sin liste. Det manglende opgaveoverblik er uhensigtsmæssigt, da det ville være mere effektivt, hvis en portør tættere på med færre opgaver kunne tage den.
Den tilfældige opgavefordeling giver unødige ventetider for både patienter og sygeplejersker. Hvis portørerne havde større indflydelse på, hvilke opgaver de udfører, ville det medføre kortere ventetid og hurtigere arbejdsgange.
Her hjælper Columna Service Logistics opgavesystem, fordi kommunikationen mellem medarbejderne kan klares mere effektivt med IT.
Løsningen virker sådan at sygeplejersken bestiller en portør via opgavesystemet, opgaverne samles i en database og sendes løbende til den smartphone portørerne har i lommen.

På portørens telefon ses alle opgaver. Når portøren booker de enkelte opgaver, forsvinder de fra den fælles liste. Portøren kan se opgavetyperne og hvor opgaven er. På den måde kan portøren booke de opgaver der passer ind til hvad han allerede er i gang med.
Portørerne kan også se, hvor kollegaer befinder sig og hvor de er på vej hen. Det gør det hurtigere at få assistance fra nærmeste kollega, fordi man kan ringe til ham der er tæt på.
Sygeplejersken kan nemt via sin PC booke nye opgaver, og kan på overbliksskærmen se de forskellige opgaver der er i gang, og også om opgaven er taget og af hvem.
Columna Service Logistics opgavesystem giver derfor et bedre overblik på hele sygehuset. Opgaverne bliver bedre fordelt mellem servicepersonalet, så ventetiden reduceres.
Se mere om opgavesystemet og de andre Columna Service Logistics applikationer på vores hjemmeside - systematic.com

Columna Service Logistics Opgavesystem

Columna Service Logistics giver både personale, ledelse og patient klare fordele. Opgavesystemet giver overblik over hospitalets ressourcer og optimerer arbejdsgange af alle hospitalets servicefunktioner.

 

 

Opgavesystemet kan fortælle, hvor personer og opgaver er samt vise status på opgaverne. Dette gennem et brugervenligt interface, som er nemt for både det kliniske personale og servicepersonalet at bruge i dagligdagen.

Det betyder blandt andet, at opgaver kan løses af det servicepersonale, som afstandsmæssigt er tættest på, og at det kliniske personale kender status på deres bestilte opgaver. Bestillerne af opgaver kan tilpasse bestillingerne efter egen arbejdsgang, mens servicefunktionen i højere grad kan organisere sig, så bestillingerne imødekommes på bedste vis.

Samlet set opnås større gennemskuelighed og dokumentation for afviklingen af serviceopgaver, der kan danne grundlag for løbende forbedring af servicekvalitet, servicelogistik, leverancesikkerhed og optimering.

 

Columna Service Logistics - Opgavestyring

På Aalborg Universitetshospital har portørerne gjort brug af Opgavesystemet siden 2012. På den måde koordinere de opgaverne, og på store overbliksskærme kan man se et komplet overblik over alle indkomne opgaver.
Portørerne modtager opgaverne på deres mobiltelefoner, og når en opgave er fuldført, er det nemt at se, hvilken anden opgave, der er lige i nærheden.
På den måde kan portørerne booke sig ind på de nærmeste opgaver, og det er med til at effektivisere arbejdsgangene.
Det er også nemmere at prioritere opgaverne, så man er sikker på, at det er de dårligste patienter der hurtigst får hjælp.
Og når man kommer ned i sengevasken, har man et bedre overblik over flowet og behovet for senge.
Klinikere bestiller nemt en portør på deres PC. De kan samtidig se, hvornår de enkelte opgaver er ved at blive udført.
Derved opnås større gennemskuelighed og dokumentation for afviklingen af service opgaver. Det har bland andet dannet grundlag for løbende forbedringer af servicekvaliteten, service logistikken og leverancesikkerheden.
Columna Service Logistics sikre
Bedre opgavefordeling
Reduceret ventetid
Mere effektiv koordinering
Få mere at vide om ved at kontakte os, eller besøge systematic.com/servicelogistik

Columna Service Logistics - Opgavestyring

Siden 2012 har Aalborg Universitetshospital brugt Task Management applikationen fra Columna Service Logistics. Applikationen hjælper det kliniske personale med at holde styr på og håndtere forskellige arbejdsopgaver, så som transport af patienter rundt på hospitalet. Task Management sikrer mere effektive arbejdsgange, forbedret servicekvalitet og servicelogistik, samt sikkerhed i leverancerne.

 

 

 


VÆRDI

Servicepersonale

  • Klart overblik over egne opgaver og kollegers arbejdsbyrde
  • Mere ligelig fordeling af opgaver
  • Færre skridt og mindre tid pr. opgave
  • Større indflydelse på de daglige arbejdsgange

Klinisk Personale

  • Bedre og mere enkel kommunikation på tværs af faggrænser
  • Bedre overblik over status på opgaver
  • Enklere bestilling af opgaver
  • Kan give bedre information til patienter

Koordinator

  • Klart overblik over bestillinger og ressourcer giver bedre planlægning
  • Mere smidig og fleksibel opgavefordeling

Patient

  • Mindre ventetid i forhold til transport
  • Bedre information til patienter giver bedre forståelse for eventuelle forsinkelser
  • Bedre oplevet service 

Ledelse

  • Bedre informationsflow og overblik gør det enklere at prioritere
  • Enklere normering og opfølgning på mål via effektiv dataopsamling
  • Bedre servicelogistik
  • Øget effektivitet medfører økonomiske besparelser