Forbedret patientservice på Bispebjerg Hospital

Et fokus på forandringsledelse kombineret med Systematics Opgavesystem har medført en mere strategisk udvælgelse af serviceopgaver, hvilket giver bedre mulighed for nærvær med patienten.

Healthcare

Cases Udfordring HC

  • Telefonkontakt skaber kommunikationsflaskehalse
  • Ringe overblik over portørerne og deres lokation
  • For mange ”tomgangsskridt”

Cases Loesning HC

  • Et brugervenligt og intuitivt system
  • Overblik over egne og kollegers opgaver
  • Færre skridt og mindre tid brugt pr. opgave

Cases Vaerdi HC

  • Større overblik over opgaver og kapacitet skaber transparens
  • Optimeret workflow
  • Øget patientsikkerhed
  • Øget selvstændighed i portørernes arbejde

 

 

 

Mange hospitaler rummer et stort potentiale for at effektivisere koordineringen og udførelsen af portørernes faste og ad-hoc opgaver. Det er ofte en koordinator, der har ansvaret for at fordele hospitalets serviceopgaver, og telefonen, som er den primære kontaktform, er ofte optaget. Det betyder, at der opstår flaskehalse med hensyn til bestilling og fordeling af serviceopgaver, hvilket resulterer i et ineffektivt workflow og øget ventetid.

Bispebjerg Hospital har ligeledes oplevet problemer i forbindelse med fordelingen af opgaver, ligesom de på hospitalet har haft et begrænset overblik over portørerne og deres opgaver. Dette har ofte medført for mange ”tomgangsskridt”, hvor en portør enten er gået forgæves til en opgave eller har skulle gå tilbage til afdelingen for at få tildelt næste opgave. Det har skabt øget ventetid og forringet patientservicen på hospitalet.

For at styrke koordineringen og udførelsen af serviceopgaver har Bispebjerg Hospital valgt at investere i Systematics Opgavesystem. Undervejs har hospitalet haft fokus på at inddrage medarbejderne for at undersøge, hvordan portørernes daglige arbejde kunne effektiviseres for i sidste ende at forbedre patientservicen.

 

STYRKET KOORDINATION OG EFFEKTIV SERVICELOGISTIK

Opgavesystemet er ét af i alt seks moduler, der udgør Columna Service Logistics. Med systemet får hospitaler bl.a. det nødvendige overblik for at kunne optimere og effektivisere serviceområdet. Løsningen giver mulighed for at se, hvor på hospitalet personale, udstyr og opgaver befinder sig, og hvad status på forskellige opgaver er. På den måde kan den enkelte opgave løses af den portør, der er nærmest. Det resulterer i, at opgaverne løses hurtigere, og at servicepersonalet går færre skridt pr. opgave. Sundhedspersonalet behøver derfor ikke at kontakte hverken portør eller koordinator for at få en opdatering, hvilket medfører færre afbrydelser og mindre spildtid.

 

Det er dejligt at kunne slippe opgaven efter bestilling, og så helt og fuldt kunne vende sig mod den næste patient 

 

ÆNDRING I ARBEJDSGANGEN

Opgavesystemet har på Bispebjerg Hospital været medvirkende til en kulturændring. Her oplever portørerne en højere grad af selvstændighed og en hurtigere og mere smidig kollegahjælp. Det giver portørerne bedre mulighed for nærvær med patienterne eksempelvis under transporten, da de ikke bliver afbrudt i opgavehåndteringen.

På Bispebjerg Hospital er portørerne blevet inddelt i større grupper, der tager opgaver fra samme pulje, hvorved de let kan hjælpe hinanden. Når portørerne er væk fra afdelingen, kan de påtage sig opgaver på hele sygehuset efter nærhedsprincippet - via en app på telefonen har de mulighed for at se, hvilke opgaver de befinder sig tættest på. Dermed er de ikke længere begrænset til et lille afsnit på hospitalet, og ved øget travlhed har de også mulighed for at melde sig ind i andre grupper.

Gennem den åbne struktur i Opgavesystemet kan portørerne arbejde på tværs af både funktioner og opgaver. Bestillerne skal ikke længere bestille opgaver telefonisk, da opgaverne sendes direkte ud i systemet til alle relevante portører i stedet for kun den lokale portør. Opgavesystemet og den nye, mere systematiserede arbejdsgang har derfor medført en ændring i arbejdsgangen blandt portørerne på Bispebjerg Hospital.

 

EFFEKTIVISERET DAGLIGDAG

Kulturændringen betyder, at opgavebestillerne oplever et langt bedre opgaveflow, da flere portører nu har mulighed for at byde ind på den pågældende opgave. Dette bidrager også til en bedre opfølgning, da opgavebestilleren modtager en status på den oprettede opgave, fortæller en af portørerne:

”Det er dejligt at kunne slippe opgaven efter bestilling, og så helt og fuldt kunne vende sig mod den næste patient – og jeg ved, hvem der kommer”.

En intuitiv og brugervenlig brugergrænseflade har gjort bestillingsproceduren enklere for dem, der bestiller opgaverne, og samtidig er statusoversigten over de forskellige opgaver med til at give et bedre overblik, når der er vagtskifte blandt portørerne på hospitalet.

Portørerne oplever i højere grad ro, idet de ikke i samme grad bliver afbrudt undervejs i deres opgaver. Den enkelte portør kan nu også byde ind på opgaveflowet ved selv at oprette opgaver. Med Opgavesystemet følger et værktøj til dokumentation af portørernes daglige arbejde, hvilket er med til at synliggøre arbejdsbelastninger og flaskehalse. På grund af dette er det blevet lettere for Bispebjerg Hospital at forbedre arbejdsplanlægningen, så bemandingen af portører matcher kapacitetsbehovet.

Effektiviseringen er ikke kun til glæde og gavn for servicepersonalet. Patienterne vil i sidste ende også opleve en bedre patientservice og patientsikkerhed, da portørerne ved hjælp af bedre koordination og tilrettelæggelse kan yde en mere patientfokuseret service.

Systemets brugere: Portører, sekretærer, sygeplejersker, læger