Digitaliseret servicelogistik forbedrer patientflow og patientoplevelse

Dumfries and Galloway Royal Infirmary i det sydlige Skotland var et af de første hospitaler i Storbritannien til at anvende Columna Flow Service Logistics. Forbedringer ses allerede i form af en mere effektiv patientrejse, bedre overblik og øget medarbejderengagement.

Healthcare

Cases Udfordring HC

  • Manglende overblik resulterede i ineffektiv brug af ressourcer
  • Serviceorganisationen kunne ikke følge med patientflowet og afdelingernes behov
  • Dårlig forståelse af og data fra daglige aktiviteter 

Cases Loesning HC

  • En meget brugervenlig løsning der arbejder med automatisk fordeling af serviceopgaver til teams på tværs af hospitalet
  • Et system der giver det kliniske personale, servicemedarbejdere og servicechefer et relevant og fuldt transparent overblik over opgaver, der skal udføres
  • Et system med nem adgang til data vedrørende opgaverne og et detaljeret rapporteringsværktøj til forretningsindsigter 

Cases Vaerdi HC

  • Dataoverblik resulterer i en optimeret organisering af portørerne, der passer bedre til afdelingernes behov
  • Forbedret patientflow og levering af services fra serviceorganisationen
  • Mere medbestemmelse og inddragelse af portørerne i arbejdsfordelingen giver større engagement og bedre teamwork
  • Systemet kan udvides til at dække flere funktioner på hospitalet

 

 

 

Decentralisering og sygeplejersker der udfører portørernes arbejde

Indtil sommeren 2019 havde Dumfries and Galloway Royal Infirmary (DGRI) en serviceorganisation, der var karakteriseret ved, at portørerne arbejdede i siloer. Nogle var tilknyttet specifikke afdelinger, imens andre arbejdede på tværs af hospitalet. Servicemanagerne fandt det svært at opretholde deres overblik over opgaver og ledige portører. Én afdeling, der led under denne organisering, var røntgenafdelingen, der er afhængig af, at portørerne bringer og henter patienterne på det rigtige tidspunkt således, at afdelingen kan overholde planlagte aftaler og undgå ventetid. Men i travle perioder i løbet af dagen kunne portørerne ikke følge med mængden af patienter, hvilket resulterede i, at sygeplejerskerne måtte bruge tid på selv at transportere patienterne i stedet for at udføre deres planlagte opgaver. Denne måde at arbejde på havde stor betydning for udnyttelsen af røntgenmaskinerne og patientflowet.

Hospitalet havde derfor brug for et system, der kunne give indsigt i det daglige arbejde og forbedre samarbejdet mellem portørerne og sygeplejerskerne. Valget faldt på Columna Flow Service Logistics, der opfylder disse behov. Columna Flow Service Logistics gik live i august 2019 hos DGRI, og hospitalet oplevede signifikante forbedringer allerede inden for den første måned.

 


 

Nøje planlægning og succesfuld implementering

Implementeringen af det nye system betød, at portørerne og sygeplejerskerne skulle vænne sig til en ny måde at arbejde sammen på. Heldigvis gik overgangen som planlagt takket været nøje planlægning af både hospitalet og Systematic. 

Det vi gjorde før, vi gik live, var at få vores supervisorer trænet i systemet. Vi lod portørerne lege med systemet, og vi trænede det kliniske personale. Systemet er meget intuitivt, det er slet ikke svært at bruge, hvilket er det, som personalet godt kan lide. Systemet kørte allerede en måned efter, at vi fik "OK" fra it-afdelingen - det var virkelig hurtigt.

- Angela Brown, Support Service Manager hos DGRI

 


 

Røntgenafdelingen oplever signifikante forbedringer

Røntgenafdelingen, der før implementering af Columna Flow Service Logistics havde de største udfordringer med manglende overblik og koordinering, var også en af de afdelinger, der oplevede de største forbedringer. Afdelingen har siden implementeringen været i stand til at færdiggøre alle planlagte patienter før lukketid, hvilket tidligere var umuligt.

”Vi (serviceorganisationen) havde virkelig svært ved at få vores patienter ned til afdelingen – ikke pga. mangel på portører – men bare fordi de var det forkerte sted på det forkerte tidspunkt. Vores røntgenafdeling elsker simpelthen systemet […], vores ydelser er forbedret rigtig meget siden implementeringen”, siger Angela. Columna Flow Service Logistics muliggør, at sygeplejerskerne kan planlægge og registrere patienttransporter forud, hvilket giver portørerne mulighed for at prioritere deres opgaver alt efter afdelingernes behov i løbet af dagen.

 

 

 

 

 

IMG 2251

 

 

 

 

 


 

 

IMG 0815 Edited

Data giver et tydeligt overblik

Columna Flow Service Logistics giver adgang til fuld dokumentation og overblik over alle serviceopgaver, hvilket sikrer, at managere har det fulde overblik over de daglige opgaver, så de kan identificere både de travle og mindre travle perioder for portørerne. DGRI oplevede hurtigt fordelene ved dette dataindblik, som Angela forklarer: ”Vi plejede at have personale hver dag fra kl. 9 til kl. 15, men det er faktisk ikke der, hvor der er brug for dem. Vi opdagede, at vi i stedet havde brug for personale fra kl. 10 til kl. 17. Så vi har været i stand til at ændre vores måde at arbejde på, så vores service er så effektiv som muligt, hvilket samtidig forbedrer patientoplevelsen.” Ligeledes blev det hurtigt tydeligt, at der ikke var nok arbejde til portørerne, der arbejdede om natten, så DGRI valgte at skubbe alle rutineopgaver til nattevagten. Dette muliggjorde, at portørerne om dagen i stedet kunne prioritere patientrelaterede opgaver og andre ad hoc-opgaver.

 

De nye indsigter motiverede også portørerne til at foreslå ændringer til deres arbejde: ”… portørerne spurgte os, om vi kunne foretage nogle små ændringer i eksempelvis de tidspunkter, hvor vi planlagde gentagende opgaver. Og fordi vi var i stand til at imødekomme dem, følte de sig lyttet til og inddraget”, forklarer Angela. Det nye system har gjort det muligt for managerne at inddrage portørerne og drage fordel af deres taktiske viden omkring, hvordan hospitalet fungerer på gulvet.

 


 

Udvidelse til andre "mobile services" på tværs af hospitalet

DGRI undersøger allerede hvilke andre serviceområder og -funktioner, som kunne drage fordel af at anvende Columna Flow Service Logistics. Et eksempel på dette er laboranterne, der har ansvaret for at tage blodprøver på hospitalets afdelinger. Angela ser et betydeligt potentiale i, at denne funktion kan anvende Columna Flow Service Logistics, og hun forklarer hospitalets yderligere planer: ”Vores forsyningsafdeling overvejer også at bruge systemet, og vi vil også gerne have vores rengøringsservice til at bruge det, da dette modul også ser ud til at virke rigtig godt”.

DGRI er meget tilfreds med systemet og de fordele, de oplever på tværs af hospitalet. ”Det giver os mulighed for at planlægge bedre og se hvilke ting, der kan blive forbedret. Ultimativt er vores patientflow blevet forbedret”, konkluderer Angela. 

 

Aberdeen Royal Infirmary og Northern General Hospital i Borders anvender også løsningen, imens hospitaler i Glasgow og Dundee forventes at "gå live" med Columna Flow Service Logistics i løbet af efteråret 2020 efterfulgt af hospitaler i Edinburgh og Fife, der forventes at gå live i løbet af foråret 2021.