Datadrevet logistikstyring giver overblik og effektiviseret ressourceforbrug på Nordsjællands Hospital

Præcise data bidrager til hurtig og sikker service til patienter, optimeret arbejdsflow og forbedret dialog mellem afdelinger og medarbejdere.

Healthcare

Cases Udfordring HC

  • Ingen data, måling eller overblik over servicelogistik
  • Intet overblik over servicemedarbejdernes arbejdsopgaver
  • Manuelle og langsommelige kommunikationsprocesser

Cases Loesning HC

  • Et opgavesystem, som skaber en mere effektiv arbejdsgang   
  • Adgang til data og rapporteringer 
  • Et system, som giver et transparent overblik over opgaver, der skal udføres

Cases Vaerdi HC

  • Et transparent system, som leverer data, der kan optimere arbejdsflowet
  • Hurtigere og mere sikker service til patienter
  • Bedre fleksibilitet og mere effektiv brug af serviceressourcer

 

Digitalisering skaber nye muligheder

Nordsjællands Hospital, som tilsammen består af Hillerød og Frederikssund hospital, implementerede i foråret 2018 Columna Opgavesystem som et led i deres strategi, der bygger på datadrevet styring af logistikken på hospitalet. Nordsjællands Hospital har siden implementeringen gennemgået store ændringer i den daglige logistik, som nu er baseret på data fra opgavesystemet. Før implementeringen af opgavesystemet blev en realitet, brugte personalet udelukkende manuelle processer. Det betød, at når en opgave skulle bestilles og løses, måtte afdelingerne enten ringe direkte til centralstedet, som distribuerede opgaven videre eller ringe direkte til den serviceassistent, der var allokeret til afdelingen. 

Implementeringen af det digitale Columna Opgavesystem betyder, at servicepersonalet på Hillerød og Frederikssund Hospital har et samlet overblik over deres opgaver, samtidig med at de genererer data, som hjælper hospitalet med at yde den bedste service for patienterne.

Hospital

”Det, at man digitaliserer processen, er i sig selv en kæmpe gevinst for logistikken. Der bliver nu dokumenteret, hvad der er blevet lavet, og hvordan det er blevet gjort. Det har i allerhøjeste grad ændret måden, vi samarbejder med afdelingerne på”, fortæller John Bjørn Olsen, som er udviklingschef for Facility Management på Nordsjællands Hospital. John Bjørn Olsen uddyber: ”Mængden, hyppigheden og hastigheden er blevet bedre, da vi nu er i stand til reelt at vide, hvad vi har med at gøre”.

 

Data skaber bedre kommunikation mellem servicemedarbejderne og afdelingerne

Overblikket over servicelogistikken i opgavesystemet har medført en stor mængde data, som hospitalerne anvender til at forbedre kommunikationen mellem afdelingerne, ledelsen og servicecentralen. Den data, som opgavesystemet er med til at generere, bliver brugt til flere forskellige formål på sygehuset.

Et eksempel er når serviceledelsen hvert kvartal skal levere en fast ledelsesrapportering til direktionen. Her bruges de indsamlede data til at præsentere, hvordan servicepersonalet har leveret i forhold til de indgåede serviceaftaler. Denne form for rapportering var ikke mulig før implementeringen af Columna Opgavesystem.


 Graf Med Tekst DK

Grafen viser at Hospitalet når 93% af alle transporter indenfor 30 min. Det er et eksempel på den data Nordsjællands Hospital nu kan opsamle, efter implementeringen af Columna Service Logistik. 


 

Nordsjællands Hospitals anvendelse af data har også medført organisatoriske ændringer i hospitalernes logistik, fortæller John Bjørn Olsen: ”Vi kan flytte rundt på opgaver mellem teams, hvor der nu er mulighed for at tilpasse kompetencerne mellem dem. Det giver mere fokus på kompetenceudviklingen blandt servicepersonalet, hvilket skaber flere muligheder for de forskellige teams og giver mere fleksibilitet i logistikken.”  

 

Data skaber fundamentet for bedre dialog

I dagligdagen på hospitalerne har data også haft en markant indflydelse på samarbejdet mellem servicemedarbejderne og afdelingerne. Data fra opgavesystemet bliver brugt på møder mellem serviceledelsen og afdelingerne. Den data, som serviceledelsen får fra systemet, anvendes til at analysere hvornår der opstår hændelser eller problematikker, som giver udfordringer i den daglige drift. ”Data gør, at vi nu kan se, hvor og hvordan servicen var fordelt i konkrete episoder”, forklarer John Bjørn Olsen.

 

Jogn _bjorn

Ændringerne har været afgørende. Servicepersonalet ved nu præcis, hvor og hvordan de løser opgaverne. Desuden har de nu en proces for at få løst opgaverne i samarbejde med afdelingerne. Det giver en helt anden tilgang til opgaverne.

 

Inden implementeringen af opgavesystemet var kommunikationen mellem de forskellige afdelinger og teams anderledes. Hvis der opstod problemer, og en opgave ikke blev løst korrekt, tog afdelingslederne fat i serviceledelsen, som gav servicemedarbejderne besked. Kommunikationsvejen er nu vendt om, så servicelederne nu er dem, der indkalder afdelingerne til møder, hvor de fremlægger, hvordan servicepersonalet har leveret baseret på den data, som opgavesystemet har givet adgang til.  

"Førhen var det altid et spørgsmål om, hvad vi fra serviceteamet ikke kunne levere eller gøre bedre. Det kunne være, at der ikke var gjort rent på en operationsstue til tiden, eller en patient var ankommet for sent til en undersøgelse. Efter implementeringen har vi fået et klart overblik over tilfælde af problemer, og den proces kan afdelings- og servicepersonalet nu have en god dialog om," fortæller John Bjørn Olsen. 

Serviceledelsen afholder i dag faste møder med afdelingerne, hvor de med afsæt i data har en åben dialog om, hvordan der skal leveres. En proces, der bidrager til et forbedret arbejdsflow mellem afdelingerne og servicepersonalet.

 

Data har skabt en bedre fordeling af opgaver

Nordsjællands hospital har gennem data fået indblik i, hvordan sammenhængen er mellem bestillinger af opgaver og tidspunkt for forventet levering af disse opgaver. Eksempelvis kan man i systemet se, at der bestilles rigtig mange opgaver lige inden, at afdelingerne går til frokost, i forbindelse med stuegang eller ved vagtskifte. Det er tydelig, at det er i disse tidsrum, at der opstår ’pukler’ i logistikken, hvor servicepersonalet ikke er i stand til at varetage den mængde opgaver, som bliver bestilt.

I tilfælde som disse har data givet en måling på tider, hvilket har bidraget til en god og åben dialog mellem servicepersonalet og afdelingerne om, hvorfor ’puklerne’ opstår”, siger John Bjørn Olsen.

Løsningen på dette har hos servicepersonalet været en reorganisering af bemandingen i de forskellige teams på forskellige tidspunkter henover døgnet. Afdelingerne har samtidig sat fokus på at få spredt opgavebestillingerne ud henover dagen, så eksempelvis et vagtskifte ikke generer mange nye samtidige opgaver.

På Nordsjællands Hospital har data skabt et stærkt og vigtigt fundament for et bedre kommunikation og dialog, hvilket gavner alle led i hospitalet, når det store logistiske puslespil skal gå op hver dag. 

Det er et eksempel på, hvor data virkelig har bidraget til forbedringer. Før havde vi måske en ide om hvor udfordringerne lå, nu kan vi dokumenteres det med data.