Columna Service Logistics gør portøren på Rigshospitalet til sin egen koordinator

Efter ét år med Columna Service Logistics opgavesystem på Rigshospitalet er hverdagen for portørerne blevet mindre stressfyldt i takt med, at de er blevet deres egen koordinator.

Healthcare

Cases Udfordring HC

  • Vanskelig og tidkrævende koordinering idet én medarbejder stod for modtagelse af alle opkald samt fordelingen heraf efterfølgende

  • Stressende hverdag for portørerne med mange forstyrrende opkald

  • Kommunikationsmisforståelser og uklare beskrivelser af arbejdsopgaverne

Cases Loesning HC

  • Et system, der automatisk gør opgaver tilgængelige for alle relevante medarbejdere

  • Fra ”push”-opkald til ”pull”-effekt, hvor portørerne selv vælger opgaver via smartphones

  • Et system, som giver et transparent overblik over opgaver og opgavebeskrivelser

Cases Vaerdi HC

  • Alle medarbejdere tager ansvar og arbejder sammen om at løse opgaverne på sygehuset 

  • Bedre arbejdsmiljø og en mindre stressende hverdag for portørerne

  • Fuld transparens og dokumentation af data, der vedrører bestilling og udførsel af portøropgaver

 

 

I hjertet af Danmarks hovedstad København ligger Rigshospitalet, der med 1244 normerede senge er et af Skandinaviens største hospitaler. En institution, der på trods af sin størrelse indtil sommeren 2018 håndterede patienttransporter og andre logistikopgaver gennem manuelle processer, hvor opgaver blev tildelt og forklaret via telefonopkald mellem plejepersonale og portører på alle tider af døgnet.

Man skal tænke på, at Rigshospitalet førhen kørte 100 procent på telefonopkald fra den ene til den anden. På daværende tidspunkt sørgede portørerne selv for at fordele arbejdsopgaverne. Alt efter hvilken organisation på Rigshospitalet portørerne refererede til, så havde vi i vores team én ansvarshavende til at tage imod alle opkald og herefter fordele opgaverne”, siger chefportør Kristoffer Hofman". 

Kristoffer

 


 

Sådan var virkeligheden på Rigshospitalet før de første skridt til en omfattende ændring i portørernes hverdag blev taget. Columna Service Logistics blev i første omgang implementeret på Radiologisk Klinik, som hver dag har rigtig mange patienter igennem. Dagligdagen på klinikken kan derfor synes hektisk, men ifølge ledende portør på afdelingen, Gert Andersen, var udskiftningen af de evigt kimende opkald med en mere afdæmpet besked på telefonen meget værdsat hos portørerne.

Gert Andersen

”Det har gjort det nemmere, for nu skal jeg ikke svare på en række forstyrrende opkald, mens jeg fx er ved at transportere en patient. Opgaverne er allerede defineret og kommer løbende ind på telefonen, så det gør arbejdsdagen meget lettere. Tidligere modtog jeg mange afklaringsspørgsmål om, hvem der skulle gøre  hvad. Det gør jeg ikke mere, for det koordinerer telefonen og portørerne selv.”, siger Gert Andersen. 

 

Klar dokumentation og forbedret arbejdsflow

Ifølge Souschef i Servicecentret på Rigshospitalet, Lars Buhl, så er portørerne stadig ved at vænne sig til opgavesystemet, der på flere måder har ændret portørernes arbejdsdag. Men til trods for Rigshospitalets størrelse og kompleksitet er løsningen kommet godt fra start.

”Columna Service Logistics fungerer godt på Rigshospitalet. Muligheden for at dokumentere arbejdet er blevet markant forbedret, men vi arbejder dog fortsat på at skabe en kultur blandt portørerne for at dokumentere de ting, som ikke oprettes i systemet. Eksempelvis ved tilføjelser af kommentarer ved opgaver, som tog længere tid end forventet.”, siger Lars Buhl. Han bakkes op af chefportør Kristoffer Hofman, som udover den klare dokumentation også mærker et forbedret arbejdsmiljø blandt portørerne:

”Stressfaktoren har flyttet sig, fordi telefonen ikke ringer længere, imens portørerne er i gang med en opgave. Det betyder, at portørerne kan have fuldt fokus på den igangværende opgave og på de patienter, de kører med. 

Når de er færdige med det, kan de tage telefonen frem og se, hvad der er kommet ind af opgaver i mellemtiden.”, siger Kristoffer Hofman. På den måde undgår portørerne ”tomme skridt” frem og tilbage fra vagtstuen, fordi den næste opgave altid starter, hvor den sidste sluttede. 

 


 

Portøren er sin egen koordinator

Det tætte samarbejde mellem portøren og sygeplejersken har også ændret sig i takt med implementeringen af Columna Service Logistics. I stedet for blot at blive pålagt opgaverne, så kan portørerne nu i højere grad tage aktiv del i koordineringen, da de har det fulde overblik over opgavernes omfang og selv kan vælge de opgaver, der ligger lige for, hvilket sparer tid og skridt.  

 

”Man kan sige, at hver portør er blevet sin egen koordinator, fordi portørerne nu har et overblik over, hvilke opgaver de skal varetage. Derfor kan de lettere prioritere dem, så de bedst muligt kan udnytte deres kompetencer. Når forståelsen og tydeligheden i oprettelsen af opgaverne er tilstede, så fungerer samarbejdet mellem sygeplejersker og portører jo fantastisk.”, siger CSL-facilitator på Rigshospitalet Jesper Christensen. 

Skilt

Gert

 


 

Lys fremtid med Columna Service Logistics på Rigshospitalet

Som med alle andre nye systemer på et stort sygehus har det været nødvendigt med en tæt og løbende dialog om forbedringstiltag mellem hospitalet og Systematic, så systemet kan tilpasses den enkelte situation og sygehus. Både Systematic og Rigshospitalet er kommet langt med denne proces, og man ser optimistisk på fremtiden med opgavesystemet.

 

Lars Buhl

Vores oplevelse med opgavesystemet som arbejdsredskab og ledelsesværktøj er positiv, fordi muligheden for at få dokumenteret eller belyst forskellige hændelser nærmest er ubegrænset. Derfor ser vi også, at der ligger mange flere muligheder i at benytte systemet til at understøtte arbejdsgange og dokumentere ressourceforbrug mv.